Case

Portfolio Management

Ausgangssituation

Um sich von unübersichtlichen Excellisten, verpassten Fristen, verloren gegangenen Vertragsunterlagen und einer unflexiblen Vertragsverwaltung zu trennen, hat ein Unternehmen der Modebranche B&P mit dem Portfolio Management beauftragt.

Die Mitarbeiter des Klienten werden durch die ineffizient geführte Vertragsverwaltung von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten. Die Strukturen und Prozesse skalieren nicht mit der Anzahl der neueröffneten Filialen und führen so zu unverhältnismäßig hohen Kosten.

Dieser Herausforderung sehen sich viele mittelständisch geführte Unternehmen gegenüber gestellt. Gesucht: Ein Dienstleister, der den Punch einer ganzen Abteilung mit der Flexibilität einer externen Verwaltung vereint.

Die Primärziele waren:

  • Schaffung einer 100% korrekten und verlässlichen Datenlage
  • Skalierbarkeit der Verwaltung mit Anzahl der Filialen
  • Langfristige Kontrolle und Überblick über das Filialnetzwerk

Resultate

Mit einem Team aus Spezialisten und einer maßgeschneiderten Verwaltungssoftware konnte B&P das Portfolio Management des Klienten auf eine neue Ebene bringen

Diverse Excellisten, die früher oder später zu Insellösungen und damit zu veralteten Informationen führen, wurden durch die hauseigene Verwaltungssoftware CIMT ersetzt. Sämtliche Vertragskonditionen wie Laufzeiten, Mieten oder Rückbauverpflichtungen werden übersichtlich für jeden Standort dargestellt. Einen Klick weiter finden sich Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen und Co.

Dank des integrierten Fristenmanagements inklusive Timer-Funktion gehören ungewollte Prolongationen oder verpasste Optionsziehungen der Vergangenheit an. Die Mitarbeiter des Klienten konnten sich nach dem Engagement durch B&P wieder ihrem Kerngeschäft widmen. Zähe Vermieterkorrespondenz oder die zeitintensive Prüfung von Nebenkostenabrechnungen wurden an B&P ausgelagert.

So haben wir es gemacht

Beim Portfolio Management sind eine korrekte Datenlage sowie optimierte und reibungslose Prozesse das A & O. Durch B&P wurde sowohl das eine als auch das andere gewährleistet. Unser Engagement zusammengefasst:

  1. Migration der Daten und Unterlagen vom alten System in CIMT
  2. Manuelle Prüfung um vollständige Korrektheit zu garantieren
  3. Identifikation von Optimierungspotenzial im Standortportfolio

Bei der Migration der Daten und Unterlagen entstand für den Klienten kein Aufwand. Verträge liefern – eine einsatzbereite Software erhalten. So einfach kann es sein. Nach diesem Grundsatz verlief auch dieses Engagement. Verträge und Daten wurden vollautomatisch vom alten Verwaltungstool in CIMT importiert. Eine manuelle Kontrolle aller Daten und Unterlagen garantierte Vollständigkeit und hundertprozentige Korrektheit. Mit belastbaren und verlässlichen Daten als Grundlage wurden die weiteren Tätigkeiten professionell ausgeführt. Nebenkostenabrechnungen der letzten drei Jahre wurden auf rechnerische sowie formelle Fehler geprüft, so konnte ungeahntes Einsparpotenzial liquiditätswirksam aktiviert werden. Auch alle weiteren anfallenden Vermieteransprüche und -abrechnungen wurden schnell und sicher vom geschulten Portfolio Management Team geprüft und bearbeitet.

Mit einer Vertrags- und Datenlage auf aktuellstem Stand wurde sich im Anschluss der strategischen Ausrichtung des Filialportfolios gewidmet. Dank umfangreicher Analysen und Benchmarks identifizierte B&P Einsparpotenziale und verbesserungswürdige Standorte. Anstehende Handlungstermine konnten so mit einem klaren Verhandlungsauftrag angegangen werden. Dank des Supports von B&P konnte der Klient nicht nur Geld und Zeit sparen, er erlangte auch langfristig wieder die Kontrolle und Übersicht über sein Filialnetzwerk.

Portfolio Management auf Knopfdruck– made by B&P Bergmannpartners & CIMT